GoogleカレンダーをHPに埋め込んで、予約客に空き状況を見てもらった後問い合わせフォームから予約連絡をしてもらう仕組みを利用されているお客様に、Microsoft Bookingsの予約フォーム導入支援を行わせいただきました。
Bookings導入の狙いは
①予約客の利便性向上
②予約サイトに支払う手数料節約
③スケジュール調整に掛かる手間の削減
以上3点です。
Bookingsは法人向けMicrosoft365の一部プランで利用でき、社内だけでなく社外の方からの予約受付フォームとしても使えて設定もそこまで難しくないので、自営業や店舗でも自身で運用しやすいのでお勧めです。また予約フォームの空き時間はOutlook＝Exchangeの予定表と自動同期することから担当者ごとのスケジュール調整の手間を削減することができます。
全体的な設定についてここでは割愛しますが、今回のお客様のご要望は「予約確定後に予約客自身がオンラインフォーム上から日程変更やキャンセルをできなくしてほしい。」というものでした。
MicrosoftのDocsには、”顧客が予約を管理できるようにする” という項があるのですが、Bookingsの設定を調べても該当する箇所が無くどうしたものかと海外のフォーラムなどを調べてみると、この機能はスケジュールの管理者（＝サービスの提供側）が予定を入れる場合設定ができる機能であって、予約客自身が予約を入れた場合に日程変更・キャンセルを禁止するものではないことが解りました。
幸い今回のお客様の場合、変更・キャンセルポリシーはサービス提供の3日前だったことから、それに準じて予約客自身による日程変更・キャンセルは3日を切ると不可になる設定をすることで対応できました。
Bookingsで作った予約フォームはWordPressなどのHPにiframeで埋込めるため、従来のGoogleカレンダー＋問い合わせフォームの組み合わせを、Bookings単体に差し替えることでHPからワンステップで予約が取れるよう利便性を改善しました。
今後は外部の予約サイトではなく、GoogleビジネスプロフィールやHPから自社の予約フォームから予約してもらうことで、徐々にですが予約サイトに支払う手数料も減っていくと思われます。
弊社ではMicrosoft365の導入や利活用支援サービスを提供しています。ご興味のあるお客様はこちらのお問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。