一般的に事務担当者がメールで届いた申請書の内容を別の台帳にコピペして一覧表として申請内容を管理しているケースが今でも良くありますが、FormsというツールはExcelの外見を変えたようなものなので、Formsで作った申請書にパソコンやスマホから入力すると、自動的にExcelの表形式に申請内容が記載されていく仕組みになっています。
これを使うだけでも日々担当者に届くメールの数が減り、台帳へ転記する作業時間を節約できます。
デジタル化＝DXというと特定のウェブマーケティングチームや企画担当者だけが使うツール導入をイメージされますが、社内申請書のような日常的に様々な部署それぞれが独自に作成して、社員の誰でも使用するようなものへ適用する方が、利用者数やフォーム管理者の数が（特定部署だけへの導入よりも）はるかに多く、導入効果を出しやすい領域と言えます。
メールと違ってオンラインフォームにすることで申請があったときに気づけないことを心配されるお客様がいますが、PowerAutomateというこれもMicrosoft365に入っているツールと組み合わせることで、申請があった際、Teamsのチャネルに申請内容を自動投稿したり、申請者の上司にチャットで申請があった旨通知する、といった設定をすることにより、申請に対してタイムリーに気づくことが可能です。このPowerAutomateというツールはいろんな条件設定もできるので、申請者の上司に承認を求める連絡を送って承認（あるいは却下）されると申請者へ承認された旨通知を送る、といった使い方もできます。
何よりも社内からどれくらい申請があったかデータがExcelに自動的に溜まっていくので、例えば、半年、1年といった単位で申請数を集計したり分析をする際にいちいちデータを探して集める必要もなくなるのです。
Formsは社内だけではなく社外の方へ公開することができるので、例えば現在はメールで受け取っているお客様からのお問い合わせをFormsにしておくことで利用者の使い勝手も改善され、問い合わせデータも一元的に蓄積できるようになります。
因みに弊社のお問い合わせフォームもFormsで作っており、お問い合わせがあった場合に担当者へ通知が飛ぶようにPowerAutomateを仕込んでいます。
まずはデータの入り口整備という点でFormsを普通の現場で広く使いこなしていただくことで、次のステージ（Power Automate による自動処理やSharePointでの情報共有、Listへのデータ蓄積など）へ展開がしやすいと考えています。
もしこのような使い方にご興味がある場合は、弊社のお問い合わせページにあるお問い合わせフォームからご連絡ください。